Microsoft Teams : forces et dangers

Teams est un produit que nous avons mis en oeuvre au sein du service depuis 2016. Je l’ai également mis en oeuvre dans plusieurs PME et l’utilise pour Aidalinfo. Je peux donc essayer de vous faire un petit retour d’expérience, surtout en cette période (confinement COVID-19) où il est utilisé massivement et déployé rapidement sans garde-fous dans beaucoup de structures.
Je parle ici de Teams dans le cadre d’Office de Microsoft 365. Je n’ai pas étudié les différences de la mouture gratuite.

Bien que je traite de Teams, la plupart des forces et faiblesses citées par la suite sont communes aux outils collaboratifs de manière générale.
Mon avis est pleinement subjectif et fondé sur mes expériences. Je serai toutefois ravi d’avoir vos propres retours en commentaires 😉.

C’est quoi Teams ?

Bien qu’il remplace Skype Entreprise, il serait dommage et réducteur de le considérer comme un simple logiciel de messagerie instantanée. Il est un agglomérat de plusieurs outils et méthodes en faisant une suite collaborative complète.

Teams étant un outil modulaire (il est possible d’y intégrer des applications à l’aide d’un système d’onglets), je ne listerai ci-dessous que les fonctionnalités principales et initiales du produit :

  • Messagerie instantanée
  • Indicateur de présence visible dans l’ensemble des applicatifs Office
  • Conversation voix et vidéos
  • Enregistrement et diffusion des réunions (via Microsoft Stream)
  • Canaux : il s’agit de conversations orientées non pas sur des personnes mais des sujets, je détaillerai cela par la suite
  • Stockage et partage de fichiers avec versionning et gestion des habilitations (les fichiers sont gérés par Sharepoint qui est un outil puissant et complet).

Les dangers 🤕

Histoire de terminer sur une note positive, je vais donc commencer par les faiblesses et dangers.

La multiplicité et l’hétérogénéité des outils

A mon sens, le plus grand des dangers réside dans le fait d’ajouter un énième vecteur de communication et de stockage de l’information à ceux existants alors que ceux-ci ne sont peut-être même pas matures et utilisés à bon escient :

  • Téléphonie fixe et mobile (voix et messages) et applications tierces (WhatsApp, Messenger, … )
  • Réseaux sociaux (interne et/ou externe)
  • Intranet
  • Courriers électroniques et leurs pièces jointes
  • Emplacements réseau partagés
  • Emplacements de stockage locaux non partagés (les bureaux de vos utilisateurs regorgent sans doute de données critiques), sans oublier les supports amovibles
  • Outils de stockage de fichiers cloud (Dropbox, Google Drive, etc.) fournis ou non par l’entreprise
  • Et j’en oublie sans doute …

La démultiplication des outils va inexorablement apporter de nombreux risques à votre Système d’Information (S.I.) et, donc, à votre activité :

  • Désorganisation et hétérogénéité des processus et, donc, perte de productivité
  • Duplication des données
  • Multiplication des versions de fichiers
  • Augmentation de la surface d’attaque et, donc, diminution de la sécurité globale
  • Perte ou sortie de données
  • Et j’en oublie sans doute … (encore)

Il est donc important de définir strictement les vecteurs de communication et leurs usages.

Plus l’organisation est grande, plus les outils existants sont implantés et communs, plus il va être compliqué d’en ajouter un de manière cohérente.

Le cloud

Teams est un outil cloud de type SAAS (Software As A Service), il est donc directement accessible depuis une simple connexion internet et un navigateur moderne. Le produit possède également des clients pour l’ensemble des systèmes du marché (même Linux 😘).

On se retrouve donc avec des utilisateurs saisissants leurs informations d’authentification Office 365 et, donc, Azure AD et, donc, Active Directory directement sur leurs périphériques personnels… Oui, ils sont peut-être complètement vérolés… 😢

Il est maintenant important indispensable de mettre en oeuvre une réelle politique d’authentification multifacteurs sur l’ensemble de vos utilisateurs. Cela ne résoudra pas toutes vos problématiques mais limitera/empêchera les attaques sur vos produits cloud.

Attention également aux aspects RH liés au droit à la déconnexion ! Un outil collaboratif facilement accessible sur les périphériques nomades et personnels peut faciliter les abus et brouiller les lignes entre la vie professionnelle et personnelle.

La différence entre canaux et conversations

La philosophie des outils collaboratifs est pensée autour de canaux. Cela semble évident une fois pris en main mais peut paraître inutile et redondant par rapport à une conversation.

Un canal est un fil de discussion qui n’est pas centré sur les utilisateurs mais sur le sujet sur lequel on échange. Cela est particulièrement adapté à un fonctionnement d’équipe orienté « projet ».

Le fonctionnement par conversation va sembler beaucoup plus naturel aux personnes et organisations n’ayant pas l’habitude des méthodologies de projets.
En effet, nous reproduisons volontiers nos habitudes de communication quotidiennes et sommes (malheureusement) bien souvent réfractaire aux changements.

La sauvegarde

Microsoft propose une période de rétention de la donnée en cas de suppression ainsi qu’une gestion des versions de fichier. A vrai dire, Microsoft fait également des sauvegardes de fichiers mais il faut passer par le support pour demander des restaurations.

A ce sujet, il y a deux écoles!
Une partie des informaticiens estime qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une sauvegarde supplémentaire.
Un autre pan des informaticiens (dont je fais partie 😉) estime qu’il est nécessaire d’avoir une sauvegarde supplémentaire sur laquelle nous pouvons garder la main, ne serait-ce que pour s’assurer une reprise des données en cas de fermeture ou interruption des services.

Oulahh! Il psychote le Maxime! C’est Microsoft, ils vont pas couper du jour au lendemain leurs services cloud !

Visiteur éclairé !

Cher visiteur éclairé, je pense qu’il vaut mieux prévenir que guérir et que les enjeux géopolitiques nous dépassent. L’exemple des pressions américaines sur le marché chinois illustre ce qu’il pourrait arriver en cas de conflit.
Il n’est pas question de rentrer dans une psychose et de ne plus utiliser de produits américains (surtout dans les domaines de l’I.T.) mais, assurer vos arrières vous sauvera peut-être un jour.

La liberté offerte

C’est pas une force ça ??

Visiteur étonné

Teams est pensé pour offrir aux utilisateurs finaux une liberté presque totale concernant la création d’équipes et de canaux et, en effet, cela est une force dans les petites structures mais un réel danger dans les grosses entités.
Sans rigueur et structure, Teams peut devenir une réel « usine à gaz » et entraîner une désorganisation massive de votre S.I. .

Donc si votre organisation compte plus d’une centaine de collaborateurs, je vous recommande chaudement de restreindre au maximum la création d’équipes et de rédiger des modes opératoires à faire appliquer.

Les forces 💪

Flexibilité, fonctionnalité et robustesse

Teams agrège un ensemble cohérent d’outils puissants et les rend accessibles aux organisations de toutes tailles et à moindres coûts dans le cadre d’Office 365 (ceux qui ont monté une infrastructure avec un Exchange, un Sharepoint, un Active Directory, … savent que cela nécessite une bonne quantité de ressources matérielles, financières et humaines).

Teams est conçu pour permettre aux équipes de toutes tailles de travailler ensemble sur des thématiques communes. Chaque canal est personnalisable et modulaire (applications disponibles grâce à un système d’onglets) afin de coller au mieux à votre activité et à votre quotidien. Il est également idéal pour favoriser le travail de vos équipes projets.

Je vous recommande vraiment d’utiliser les canaux pour la collaboration de vos services et équipes existants (Service informatique, Comptabilité, Equipe Direction, …) mais également pour vos projets d’entreprises (changement ERP, développement d’un nouveau service ou produit, … ).

Le cloud

Teams est un outil cloud de type SAAS (Software As A Service). Il est donc directement accessible depuis une simple connexion internet et un navigateur moderne. Le produit possède également des clients pour l’ensemble des systèmes du marché (même Linux 😘).

Hola, tu vrilles ! Tu l’as déjà dit et tu as dit que c’était une faiblesse !

Visiteur téméraire qui a pris le temps de me lire ! ❤

Comme souvent, il y a des bons et des mauvais côtés dans toute chose !

On a un outil moderne et accessible facilement par l’ensemble des utilisateurs qui peut être déployé rapidement et facilement sans mettre en oeuvre d’infrastructure particulière. Il faut simplement s’assurer que les liaisons internet tiennent et que la bande passante est suffisante.

Vous n’avez pas besoin non plus de vous soucier de la supervision, ni de la scalabilité (s’adapter à la montée ou descente en charge), ni des mises à jour, ni des renouvellements d’équipements. Budgétairement, il s’agit d’un abonnement récurrent dont les coûts sont facilement estimables.

La sauvegarde

Tu recommences …

Visiteur qui commence gentiment à s’agacer !

En effet, la sécurité offerte par Office 365 (période de rétention et gestion des versions) est amplement suffisante pour une grande majorité des PME/TPE ainsi que les optimistes géopolitiques 😉.

Cette solution permet aux petites et moyennes structures de sécuriser leurs données bien mieux que ce que nous pouvons régulièrement rencontrer.

Le travail à distance

Dernier point et non des moindres, celui qui lui vaut d’être mis sur le devant de la scène avec la crise sanitaire actuelle : les facilités de collaboration à distance.

En effet, cet outil, grâce à ses fonctions de conférences et de présentiels, a permis à de nombreuses personnes de télé-travailler en urgence et, ainsi, de résoudre les problématiques de distance et de présence dans les locaux.

D’autant que Microsoft a « généreusement » offert cet outil au tout venant dans cette crise.
Pour les intéressés, Datagueule a fait une vidéo sur la philanthropie.

En dehors du temps de crise, ces fonctionnalités permettent d’éviter des déplacements à des collaborateurs distants et également à économiser de la place dans des bâtiments parfois exigus.

Il est important de noter qu’il est aisé de partager l’affichage de son écran et également de donner le contrôle de son ordinateur aux participants d’une conférence. Cela offre une strate supplémentaire au travail collaboratif et à l’assistance entre collègues.

Conclusion

L’utilisation d’un outil collaboratif tel que Microsoft Teams offre à votre organisation un outil puissant et central sur lequel vous pourriez finir par baser une grosse partie de votre S.I. .

Toutefois, intégré dans l’urgence et sans cadre, il peut devenir un outil dangereux pour votre S.I. voire votre activité.

Il me semble important, malgré l’urgence actuelle, de réguler et de réfléchir l’usage de cet outil afin d’en tirer le meilleur. Autant partir sur de bonnes bases puisqu’il y a de grandes chances que de tels outils intègrent et marquent de façon durable les organisations suite à cette période de crise sanitaire.

Enfin, il faut bien comprendre que la mise en place d’outils collaboratifs sans une réelle volonté de travail commun, de réflexion partagée et de communication fluide ne rime à rien. Dans ce cas, le simple usage d’une messagerie instantanée et de visioconférence sera bien plus adapté.

Votre avis sur ce sujet m’intéresse, n’hésitez pas à commenter et à partager cet article.

Merci pour votre temps!

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